Gdzie odbywa się analiza
Na moim komputerze. Kosztoskop to program uruchamiany lokalnie — nie ma serwera, nie ma konta, nie ma przesyłania pliku do żadnej usługi zewnętrznej. Państwa dane nie trafiają do chmury, do modelu językowego ani do niczyjej infrastruktury poza moją.
Jedyne połączenie z siecią, jakie program wykonuje, to pobranie tabeli kursów średnich z Narodowego Banku Polskiego — potrzebnej, gdy kupują Państwo w kilku walutach. Wysyłane jest wtedy zapytanie o zakres dat, nic więcej. Żadna Państwa liczba nie opuszcza mojego komputera.
Kto ma do nich dostęp
Ja. Analizę wykonuję osobiście — nie zatrudniam podwykonawców i nie przekazuję plików dalej. To zobowiązanie jest wpisane wprost do umowy o poufności, którą podpisujemy przed przesłaniem czegokolwiek.
Co podpisujemy przed wysłaniem pliku
Wzajemną umowę o poufności. Wzajemną, bo w drugą stronę też przekazuję Państwu rzeczy, których nie chcę widzieć u konkurencji: metodę analizy i sposób liczenia. Umowa jest krótka — półtorej strony z podpisami, do przeczytania w pięć minut.
Jeśli Państwa dział prawny woli własny wzór, to żaden problem. Podpiszę Państwa, o ile nie zawiera zobowiązań nieproporcjonalnych do zlecenia tej wielkości.
Dane osobowe — rzecz, o którą warto zapytać
Eksport z ERP często zawiera dane osobowe, nawet jeśli nikt o tym nie myśli: kolumnę z osobą zamawiającą, osoby kontaktowe u dostawców, a przede wszystkim dostawców prowadzących jednoosobową działalność — tam nazwa firmy jest nazwiskiem, a NIP numerem osoby fizycznej.
Do analizy nie są mi potrzebne nazwiska Państwa pracowników. Kolumnę z osobą zamawiającą mogą Państwo usunąć przed wysłaniem i nic przez to nie stracimy. Nazw dostawców usunąć się nie da — to na nich stoi cała analiza.
Dlatego obok umowy o poufności podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymaganą przez art. 28 RODO. Państwa dział prawny i tak o nią zapyta; wolę mieć ją przygotowaną, niż szukać rozwiązania w trakcie.
Jak długo dane istnieją
Pliki źródłowe otrzymane od Państwa i ich kopie robocze usuwam w ciągu czternastu dni od przekazania wyników. Na życzenie potwierdzam usunięcie na piśmie.
Zachowuję sam raport i dokumentację wykonanej pracy — to jedyny dowód, co dostarczyłem, gdyby kiedykolwiek pojawił się spór o jakość. Jeśli wolą Państwo, żeby i to zniknęło, wystarczy powiedzieć.
Można sprawdzić plik, nie pokazując go
Zanim podejmą Państwo decyzję, mogę sprawdzić sam eksport bez oglądania
jego zawartości. Osobne narzędzie wypisuje wyłącznie nazwy kolumn, ich typy
i kształt zapisu — numer PO-41733 pokazuje jako AA-99999,
a kwotę jako 99999,99. Ani jednej wartości z pliku.
Taki raport diagnostyczny mogą Państwo wygenerować u siebie i przysłać mailem zamiast danych. Odpowiem, czy analiza da się na tym zrobić — zanim jakikolwiek wrażliwy plik opuści Państwa firmę.
Czego nie potrzebuję
- Dostępu do Państwa systemu ERP — ani konta, ani zdalnego pulpitu.
- Cen sprzedaży, marż ani warunków płatności. Interesuje mnie sam zakup.
- Nazwisk pracowników.
- Danych z więcej niż jednej spółki, jeśli nie chcą Państwo analizy grupowej.