Jakie kolumny są potrzebne
Konieczne są dwie. Reszta odblokowuje kolejne analizy — czego zabraknie, o tym napiszę w raporcie wprost, zamiast po cichu pominąć.
| Kolumna | Konieczna? | Czego bez niej zabraknie |
|---|---|---|
| Dostawca | tak | analiza niemożliwa |
| Wartość netto | tak | analiza niemożliwa |
| Numer zamówienia | bardzo pożądana | koszt obsługi liczony od pozycji, nie od zamówień |
| Data | bardzo pożądana | analizy w czasie i przeliczenia walut |
| Indeks, ilość, cena jednostkowa | pożądane | porównania cen między dostawcami |
| Kategoria lub grupa towarowa | pożądana | analizy rozproszenia kategorii |
| Jednostka miary | pożądana | pewności, że porównywane ceny dotyczą tej samej miary |
| Waluta | gdy kupują Państwo za granicą | przeliczenia na złote. Pusta komórka jest w porządku — znaczy walutę bazową |
Nagłówki czy pozycje — jedno rozróżnienie, które robi różnicę
Systemy ERP eksportują zamówienia na dwóch poziomach. Nagłówek to numer, data, dostawca i wartość całego dokumentu. Pozycja to pojedyncza linia: indeks towaru, ilość, cena jednostkowa.
Z samych nagłówków policzę, ilu naprawdę mają Państwo dostawców, jak wygląda klasyfikacja ABC i ile kosztuje obsługa zamówień. Porównanie cen wymaga pozycji — bez indeksu i ceny jednostkowej nie ma czego z czym zestawić. Jeśli eksport pozycji okaże się kłopotliwy, proszę przysłać nagłówki; to nadal jest sensowna analiza, tylko węższa.
Państwa system
Ścieżki opisane niżej odpowiadają typowej konfiguracji. Nazwy menu bywają różne między wersjami — jeśli coś nie zgadza się co do słowa, proszę napisać, podpowiem.
Comarch ERP XL
40–500 osób · najliczniejsza grupa docelowa- Nagłówki
- Moduł Zamówienia → Lista zamówień → zakładka Zakup → filtr na daty → przycisk „Eksport do arkusza kalkulacyjnego” na pasku narzędzi
- Pozycje
- Moduł Analizy (Analizy → Zakup) albo lista elementów transakcji. Jeśli klient nie ma licencji na moduł Analizy — zostaje zapytanie SQL od partnera.
- Co wyjdzie
- Cała przefiltrowana lista, ze wszystkimi widocznymi kolumnami. Zaznaczenie wierszy nie jest respektowane — eksportuje się to, co przepuścił filtr, więc filtr musi być ustawiony poprawnie przed kliknięciem.
Comarch ERP Optima
10–100 osób · najczęstszy system w małej firmie- Nagłówki
- Rejestry VAT → Rejestr VAT zakupu → ustaw zakres dat → ikona arkusza Excel w prawym górnym rogu okna
- Pozycje
- Moduł Handel → Faktury zakupu (FZ). Optima w wersji podstawowej nie ma gotowej listy pozycji zakupowych w poprzek dokumentów — pozycje wyciąga się przez zestawienia własne albo SQL.
- Co wyjdzie
- Wszystkie dane z bieżącego widoku, z uwzględnieniem założonych filtrów. Rejestr VAT zakupu ma to, na czym stoi cała analiza dostawców: kontrahenta, NIP, numer i datę dokumentu oraz kwoty netto.
Symfonia ERP
30–250 osób · największy ból, najbrudniejsze dane- Nagłówki
- Moduł Handel → Kartoteki → Dokumenty → filtr na typ (faktury zakupu) i okres. Eksport przez „Zestawienia”/„Raporty” do pliku Excel. W module Finanse i Księgowość działa osobny mechanizm eksportu raportów do MS Excel.
- Pozycje
- Praktycznie zawsze przez zestawienie własne albo bazę. Symfonia nie ma modułu analityki zakupowej — moduł Analityk pokrywa wyłącznie sprzedaż.
enova365
20–400 osób · rosnący udział, nowoczesny interfejs- Nagłówki
- Handel → Dokumenty handlowe → folder z dokumentami zakupu → filtr na okres → eksport listy do arkusza (przycisk eksportu na pasku listy lub menu Czynności).
- Pozycje
- enova ma osobne listy pozycji dokumentów — jeśli w drzewie folderów jest widok pozycji, to jest właśnie poziom 2. Jeśli go nie ma, kolumny pozycji dokłada się przez organizator listy.
Streamsoft Prestiż
50–500 osób · ponad 500 firm produkcyjnych- Ścieżka
- Zestawienia → Zaawansowane analizy → Zaawansowana analiza sprzedaży/zakupu → prawy przycisk myszy na wyniku → Export → Excel 2007
- Co wyjdzie
- To, co zdefiniujesz w kreatorze — łącznie z poziomem pozycji. Streamsoft jest pod tym względem najlepszy z całej stawki: analiza zakupu jest wbudowana i nie wymaga programisty.
Subiekt GT / InsERT nexo
5–50 osób · najsłabszy natywny eksport w stawce- Nagłówki
- Zestawienia → zakupy wg asortymentu / wg kontrahentów, wydruk do pliku. W nexo eksport list jest wygodniejszy niż w GT.
- Pozycje
- Natywnie kulawe. Rynek dodatków do samego eksportu danych z Subiekta jest spory i to jest najlepszy dowód, że producent tego nie rozwiązał.
WAPRO ERP (Asseco)
10–150 osób · Mag, Fakir- Pozycje
- Przez zestawienia w module analiz albo bezpośrednio z bazy MS SQL.
- Ścieżka
- WAPRO Mag → dokumenty zakupu (PZ, FZ) → filtr na okres → eksport listy do Excela z paska narzędzi. WAPRO Analizy dają zestawienia zakupowe z eksportem.
Impuls EVO (BPSC), Macrologic Merit
100–1000 osób · polska produkcja, systemy starszej generacji- Ścieżka
- Wbudowany generator raportów, definiowany przez administratora. Nie ma tu jednego przycisku, który zadziała u każdego klienta — konfiguracja jest indywidualna dla wdrożenia.
- Jak to ugryźć
- Nie próbuj prowadzić klienta przez interfejs. Wyślij specyfikację kolumn (sekcja 09) do jego informatyka i pozwól mu wybrać drogę. To jedyny scenariusz, w którym rozmawiasz z IT, a nie z zakupami.
SAP ECC / S/4HANA
250+ osób · dane najlepszej jakości w całej stawce- Pozycje
- ME2N (zamówienia wg numeru) albo ME2L (wg dostawcy) → zakres dat → wykonaj → Lista → Eksportuj → Arkusz kalkulacyjny
- Alternatywa
- ME80FN — analizy zamówień z gotowym przełączeniem między widokiem nagłówków a pozycji. MB51 daje ruchy materiałowe, gdy interesują cię rzeczywiste przyjęcia, a nie zamówienia.
Dynamics 365 Business Central / NAV
20–250 osób · rośnie w polskim MŚP- Nagłówki
- Wyszukaj „Posted Purchase Invoices” → filtr na daty → Open in Excel (nie „Edit in Excel” — ta druga otwiera dodatek do edycji i wymaga uprawnień).
- Pozycje
- Wyszukaj „Item Ledger Entries”, filtr Entry Type = Purchase — to daje indeks, ilość, koszt i dokument źródłowy. Albo „Value Entries” dla pełnych kwot.
Dynamics 365 Finance & Operations (dawniej AX)
250+ osób · środowiska ETO i produkcyjne- Ścieżka
- Lista wierszy zamówień zakupu → Otwórz w Microsoft Office → Eksportuj do Excela. Albo Zarządzanie danymi → Eksport → encja wierszy zamówień zakupu.
- Co wyjdzie
- Komplet: indeks, ilość, cena jednostkowa, wartość, waluta, kurs, dostawca, daty. Eksport z Dynamics/Power BI zawiera wszystko, czego analiza potrzebuje — to jest sprawdzone na pliku 61 tysięcy wierszy.
SAP Business One
20–100 osób · częsty w firmach z zagranicznym kapitałem- Pozycje
- Tabela PCH1 (wiersze faktur zakupowych) — informatyk klienta wyciągnie ją jednym zapytaniem w generatorze, bez pisania kodu poza SQL.
- Ścieżka
- Dowolna lista lub wynik zapytania → prawy przycisk → Eksportuj do MS Excel. Albo Narzędzia → Zapytania → Generator zapytań.
IFS Cloud / IFS Applications
250+ osób · produkcja i serwis- Ścieżka
- Dowolna lista w IFS Aurena → menu kontekstowe → Export to Excel. Poważniejszy wariant: IFS Business Reporter, czyli dodatek do Excela z dostępem do danych zakupowych.
Gdy żadna z tych ścieżek nie działa
Nie ma powodu, żeby na tym utknąć. Każda firma składa co miesiąc JPK_VAT, a ten plik zawiera dostawcę, NIP, numer i datę dokumentu oraz kwoty netto — czyli komplet potrzebny do analizy na poziomie dostawców. Leży w biurze rachunkowym albo w dziale księgowości i nie wymaga dotykania ERP.
Firmy prowadzące magazyn mają dodatkowo JPK_MAG, gdzie są już pozycje z indeksami i ilościami.
Do przekazania Państwa informatykowi
Jeśli eksport trafi do działu IT albo do partnera wdrożeniowego, poniższa specyfikacja wystarczy — nie trzeba nic tłumaczyć ani dopytywać.
Nie muszą Państwo zgadywać, czy plik jest dobry
Mam narzędzie, które sprawdza plik bez oglądania jego zawartości —
wypisuje wyłącznie nazwy kolumn, ich typy i kształt zapisu. Numer PO-41733
pokazuje jako AA-99999. Taki raport mogę odesłać, zanim cokolwiek
policzę, a Państwo widzą, czy eksport zawiera to, co trzeba.
Więcej o tym, co dzieje się z Państwa danymi: Państwa dane i co się z nimi dzieje.